Hướng dẫn nộp hồ sơ đề nghị cấp chứng nhận Apostille 2026 cụ thể ra sao theo Nghị định 293/2026/NĐ-CP?

Hướng dẫn nộp hồ sơ đề nghị cấp chứng nhận Apostille 2026 cụ thể ra sao theo Nghị định 293/2026/NĐ-CP?

Dưới đây là quy trình hướng dẫn nộp hồ sơ đề nghị cấp chứng nhận Apostille 2026 được thực hiện như sau:

Hồ sơ và phương thức nộp hồ sơ đề nghị cấp chứng nhận Apostille

(Điều 12 Nghị định 293/2026/NĐ-CP)

Hồ sơ đề nghị cấp chứng nhận Apostille được lập thành 01 bộ. Thành phần hồ sơ theo phương thức nộp được quy định như sau:

(1) Nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa hoặc qua dịch vụ bưu chính:

- Tờ khai đề nghị cấp chứng nhận Apostille theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành;

- Bản chính giấy tờ công đề nghị cấp chứng nhận Apostille; trường hợp giấy tờ công là bản sao có chứng thực hoặc bản dịch có chứng thực theo quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực thì nộp bản sao, bản dịch đó. Giấy tờ công phải được giữ nguyên vẹn, không bị tháo rời, tẩy xóa hoặc làm thay đổi nội dung.

(2) Nộp trực tuyến toàn trình trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Ứng dụng định danh quốc gia:

- Tờ khai theo biểu mẫu điện tử tương tác;

- Bản điện tử của giấy tờ công có chữ ký số hợp lệ của cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Tiếp nhận hồ sơ đề nghị cấp chứng nhận Apostille

(Điều 13 Nghị định 293/2026/NĐ-CP)

Việc tiếp nhận hồ sơ đề nghị cấp chứng nhận Apostille được thực hiện theo quy định của pháp luật về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông và pháp luật về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, theo trình tự sau đây:

(1) Cơ quan tiếp nhận xác thực danh tính của người đề nghị thông qua tài khoản định danh điện tử. Trường hợp hồ sơ được nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính mà không khai thác được thông tin định danh hoặc thông tin khai thác được chưa đầy đủ thì thực hiện kiểm tra, đối chiếu trên cơ sở giấy tờ tùy thân hoặc giấy tờ chứng minh tư cách pháp nhân của tổ chức do người đề nghị xuất trình hoặc nộp bổ sung.

(2) Cơ quan tiếp nhận kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ và đối chiếu thông tin trên giấy tờ công với thông tin trong tờ khai đề nghị cấp chứng nhận Apostille.

(3) Trường hợp phát hiện giấy tờ công có dấu hiệu giả mạo, bị tẩy xóa hoặc sửa chữa trái phép, cơ quan tiếp nhận ghi chú tại hồ sơ để xử lý theo quy định tại Điều 14 Nghị định 293/2026/NĐ-CP và Điều 15 Nghị định 293/2026/NĐ-CP.

(4) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ, cơ quan tiếp nhận hướng dẫn người đề nghị bổ sung, hoàn thiện hồ sơ một lần. Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hướng dẫn, người đề nghị có trách nhiệm bổ sung, hoàn thiện hồ sơ; thời gian này không tính vào thời hạn giải quyết.

Giải quyết hồ sơ đề nghị cấp chứng nhận Apostille

(Điều 14 Nghị định 293/2026/NĐ-CP)

(1) Cơ quan cấp Apostille đối chiếu chữ ký, con dấu, chức danh và thẩm quyền trên giấy tờ công với thông tin, dữ liệu về con dấu, chữ ký, chức danh và thẩm quyền quy định tại Điều 23 Nghị định 293/2026/NĐ-CP.

(2) Việc xử lý kết quả đối chiếu được thực hiện như sau:

- Trường hợp kết quả đối chiếu phù hợp, Cơ quan cấp Apostille cấp chứng nhận Apostille theo quy định tại Điều 16 Nghị định 293/2026/NĐ-CP;

- Trường hợp hồ sơ thuộc một trong các trường hợp phải xác minh quy định tại khoản 1 Điều 15 Nghị định 293/2026/NĐ-CP, Cơ quan cấp Apostille thực hiện xác minh theo quy định tại Điều 15 Nghị định 293/2026/NĐ-CP;

- Trường hợp kết quả đối chiếu không phù hợp mà có căn cứ xác định thông tin, dữ liệu quy định tại Điều 23 Nghị định 293/2026/NĐ-CP chưa được cập nhật đầy đủ hoặc có sai lệch, Cơ quan cấp Apostille thực hiện xác minh theo quy định tại Điều 15 Nghị định 293/2026/NĐ-CP trước khi quyết định việc cấp chứng nhận Apostille. Đối với các trường hợp không phù hợp khác mà không thuộc trường hợp phải xác minh quy định tại khoản 1 Điều 15 Nghị định 293/2026/NĐ-CP, Cơ quan cấp Apostille từ chối cấp chứng nhận Apostille theo quy định tại Điều 18 Nghị định 293/2026/NĐ-CP;

- Trường hợp giấy tờ công là bản sao có chứng thực hoặc bản dịch có chứng thực chữ ký người dịch, khi có căn cứ hợp lý nghi ngờ về tính xác thực của bản sao hoặc bản dịch, Cơ quan cấp Apostille ưu tiên khai thác, đối chiếu dữ liệu điện tử về công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực; trường hợp không khai thác được thì yêu cầu người đề nghị xuất trình bản gốc để kiểm tra, đối chiếu.

(3) Việc tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả được cập nhật trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính và đồng bộ với Cổng Dịch vụ công quốc gia theo quy định của pháp luật về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông.

Cấp chứng nhận Apostille và trả kết quả

(Điều 16 Nghị định 293/2026/NĐ-CP)

(1) Chứng nhận Apostille bằng giấy thể hiện đầy đủ nội dung quy định tại Điều 20 Nghị định 293/2026/NĐ-CP theo hình thức do Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quy định, được đóng hoặc dán trực tiếp trên giấy tờ công hoặc thể hiện trên một tờ rời đính kèm, gắn liền và không thể tách rời với giấy tờ công.

(2) Chứng nhận Apostille điện tử được tích hợp hoặc gắn liền với giấy tờ công điện tử, bảo đảm tính toàn vẹn theo các yêu cầu kỹ thuật quy định tại khoản 3 Điều 20 Nghị định 293/2026/NĐ-CP.

(3) Việc trả kết quả cho người đề nghị được thực hiện theo phương thức đã đăng ký khi nộp hồ sơ: trực tiếp tại Bộ phận Một cửa; qua dịch vụ bưu chính; hoặc bằng bản điện tử gửi đến Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Ngoại giao và Cổng Dịch vụ công quốc gia theo quy định của pháp luật hoặc địa chỉ thư điện tử của người đề nghị. Việc cấp, quản lý mã số kết quả giải quyết và lưu trữ kết quả điện tử được thực hiện theo quy định của pháp luật về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông.

(4) Ngay sau khi cấp chứng nhận Apostille, Cơ quan cấp Apostille cập nhật thông tin vào Kho dữ liệu theo quy định tại Điều 21 Nghị định 293/2026/NĐ-CP.

*Trên đây là thông tin về "Hướng dẫn nộp hồ sơ đề nghị cấp chứng nhận Apostille 2026 cụ thể ra sao theo Nghị định 293/2026/NĐ-CP?"

Hướng dẫn nộp hồ sơ đề nghị cấp chứng nhận Apostille 2026 cụ thể ra sao theo Nghị định 293/2026/NĐ-CP? (Hình từ internet)

Thời hạn giải quyết hồ sơ đề nghị cấp chứng nhận Apostille 2026 được quy định ra sao?

Căn cứ theo Điều 17 Nghị định 293/2026/NĐ-CP thì thời hạn giải quyết hồ sơ đề nghị cấp chứng nhận Apostille 2026 được quy định như sau:

(1) Thời hạn cấp chứng nhận Apostille được tính từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ và được xác định theo số lượng giấy tờ công đề nghị cấp chứng nhận Apostille trong một bộ hồ sơ và phương thức nộp hồ sơ. Đối với hồ sơ đề nghị cấp chứng nhận Apostille bằng giấy nộp theo quy định tại khoản 1 Điều 12 Nghị định 293/2026/NĐ-CP, thời hạn giải quyết như sau:

- 01 ngày làm việc đối với hồ sơ có từ 01 đến 04 giấy tờ công;

- 02 ngày làm việc đối với hồ sơ có từ 05 đến 09 giấy tờ công;

- 04 ngày làm việc đối với hồ sơ có từ 10 giấy tờ công trở lên.

(2) Đối với hồ sơ đề nghị cấp chứng nhận Apostille điện tử nộp trực tuyến toàn trình theo quy định tại khoản 2 Điều 12 Nghị định 293/2026/NĐ-CP, thời hạn giải quyết như sau:

- Trong ngày làm việc đối với hồ sơ có từ 01 đến 04 giấy tờ công được tiếp nhận trước thời điểm theo quy định của pháp luật về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử; trường hợp tiếp nhận sau thời điểm đó thì tính vào ngày làm việc tiếp theo;

- 01 ngày làm việc đối với hồ sơ có từ 05 đến 09 giấy tờ công;

- 03 ngày làm việc đối với hồ sơ có từ 10 giấy tờ công trở lên.

Thời điểm bắt đầu tính thời hạn giải quyết quy định tại khoản này được xác định theo quy định của pháp luật về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

(3) Thời hạn quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này không bao gồm thời gian xác minh theo quy định tại Điều 15 Nghị định 293/2026/NĐ-CP.

(4) Trường hợp không thể giải quyết hồ sơ trong thời hạn quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này vì lý do khách quan, sự cố kỹ thuật hệ thống hoặc trường hợp bất khả kháng theo quy định của pháp luật, không thuộc trường hợp xác minh quy định tại Điều 15 Nghị định 293/2026/NĐ-CP, Cơ quan cấp Apostille phải thông báo bằng văn bản cho người đề nghị trước ngày hết hạn, nêu rõ lý do và thời hạn giải quyết mới theo quy định của pháp luật về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông. Việc gia hạn thời gian giải quyết chỉ được thực hiện một lần.

Việc xác minh tính xác thực giấy tờ công để nộp hồ sơ đề nghị cấp chứng nhận Apostille 2026 như thế nào?

Căn cứ theo Điều 15 Nghị định 293/2026/NĐ-CP thì việc xác minh tính xác thực giấy tờ công để nộp hồ sơ đề nghị cấp chứng nhận Apostille 2026 cụ thể như sau:

(1) Cơ quan cấp Apostille thực hiện xác minh tính xác thực của giấy tờ công khi thuộc một trong các trường hợp sau đây:

- Chữ ký, con dấu, chức danh và thẩm quyền trên giấy tờ công chưa có trong thông tin, dữ liệu về con dấu, chữ ký, chức danh và thẩm quyền quy định tại Điều 23 Nghị định 293/2026/NĐ-CP hoặc chưa được giới thiệu chính thức tới Bộ Ngoại giao;

- Có căn cứ hợp lý nghi ngờ về tính xác thực của giấy tờ, bao gồm cả trường hợp giấy tờ có dấu hiệu giả mạo, bị tẩy xóa hoặc sửa chữa trái phép;

- Có thông tin, dấu hiệu hoặc phản ánh về việc giấy tờ công thuộc diện không được phép đưa ra nước ngoài hoặc bị hạn chế sử dụng tại nước ngoài theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

(2) Khi hồ sơ thuộc trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này, Cơ quan cấp Apostille tạm dừng việc giải quyết đối với giấy tờ có nghi vấn, thông báo cho người đề nghị về việc xác minh, nêu rõ lý do, thời gian dự kiến xác minh và gửi văn bản đề nghị xác minh như sau:

- Đối với trường hợp quy định tại điểm a và điểm b khoản 1 Điều này: gửi đến cơ quan, tổ chức đã cấp giấy tờ hoặc cơ quan quản lý nhà nước cấp trên của cơ quan đó để xác nhận tính xác thực của giấy tờ, con dấu, chữ ký, chức danh và thẩm quyền; không yêu cầu người đề nghị nộp thêm tài liệu;

- Đối với trường hợp quy định tại điểm c khoản 1 Điều này: gửi đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền quản lý lĩnh vực liên quan để xác nhận tình trạng lưu hành của giấy tờ.

(3) Cơ quan được đề nghị xác minh có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị; trường hợp phức tạp, thời hạn không quá 10 ngày làm việc và phải thông báo lý do cho cơ quan đã gửi đề nghị.

(4) Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh bằng văn bản, Cơ quan cấp Apostille xử lý như sau:

- Trường hợp kết quả xác nhận tính xác thực và giấy tờ đủ điều kiện lưu hành, Cơ quan cấp Apostille cấp chứng nhận Apostille theo quy định tại Điều 16 Nghị định 293/2026/NĐ-CP;

- Trường hợp kết quả xác nhận giấy tờ không xác thực, Cơ quan cấp Apostille từ chối cấp chứng nhận Apostille và trả lại giấy tờ cho người đề nghị, thông báo theo quy định tại Điều 18 Nghị định 293/2026/NĐ-CP; trường hợp giấy tờ có yếu tố giả mạo hoặc được cấp bởi cơ quan, tổ chức không có thẩm quyền, Cơ quan cấp Apostille từ chối cấp và thực hiện lưu giữ, chuyển hồ sơ theo quy định tại khoản 4 Điều 18 Nghị định 293/2026/NĐ-CP;

- Trường hợp giấy tờ là xác thực nhưng thuộc diện không được phép đưa ra nước ngoài hoặc bị hạn chế sử dụng tại nước ngoài theo quy định của pháp luật chuyên ngành, Cơ quan cấp Apostille từ chối cấp chứng nhận Apostille, thông báo theo quy định tại Điều 18 Nghị định 293/2026/NĐ-CP và chuyển hồ sơ cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền quản lý lĩnh vực liên quan để xử lý theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

(5) Trường hợp hết thời hạn xác minh mà không nhận được kết quả trả lời, việc xử lý được thực hiện như sau:

- Sau 15 ngày kể từ ngày gửi văn bản đề nghị xác minh mà chưa nhận được trả lời, Cơ quan cấp Apostille có trách nhiệm đôn đốc cơ quan được đề nghị xác minh;

- Sau 30 ngày kể từ ngày gửi văn bản đề nghị xác minh mà không nhận được kết quả trả lời, Cơ quan cấp Apostille thông báo bằng văn bản cho người đề nghị về quá trình xác minh và trả lại hồ sơ kèm theo giấy tờ công;

- Trường hợp nhận được kết quả xác minh sau thời hạn quy định tại điểm b khoản này và hồ sơ đã được trả lại, Cơ quan cấp Apostille thông báo cho người đề nghị để nộp lại hồ sơ theo quy định tại Điều 12 Nghị định 293/2026/NĐ-CP.