BẢO HIỂM

Cách xử lý khi người lao động chưa cập nhật thông tin email để nhận sổ BHXH điện tử 2026

Chuyên viên pháp lý Tuyết Nhi

09:54 07/10/26

Hướng dẫn cách xử lý khi người lao động chưa cập nhật thông tin email để nhận sổ BHXH điện tử 2026.

>> Sổ BHXH điện tử 2026: 07 điều người lao động và doanh nghiệp cần biết

>> Tổng hợp địa chỉ email của BHXH cơ sở TPHCM theo Thông báo 8017/BHXH-CNTT

1. Cách xử lý khi người lao động chưa cập nhật thông tin email để nhận sổ BHXH điện tử 2026

Ngày 05/10/2026, BHXH Thành phố Hồ Chí Minh ban hành Thông báo 8362/TB-BHXH năm 2026 hướng dẫn nhận và sử dụng sổ BHXH điện tử.

>>TẢI VỀ<< Thông báo 8362/TB-BHXH về việc nhận và sử dụng sổ BHXH bản điện tử

- Theo đó, kể từ ngày 05/10/2026, cơ quan BHXH sẽ thực hiện cấp sổ BHXH bản điện tử (theo Điều 27 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Điều 5 Nghị định 164/2025/NĐ-CP, sổ BHXH điện tử có giá trị pháp lý như sổ BHXH giấy, được sử dụng trong các giao dịch hành chính, khi giải quyết chế độ BHXH, BHYT, BHTN và khi chuyển quá trình đóng BHXH giữa các đơn vị) khi người tham gia có phát sinh điều chỉnh thông tin tham gia (thay đổi họ tên, ngày sinh,...), điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ, gộp sổ BHXH hoặc xác nhận bảo lưu thời gian đóng BHXH, BHTN .

- Đơn vị sử dụng lao động, Cơ quan quản lý người chỉ tham gia BHYT, Tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng hướng dẫn 100% người tham gia cài đặt, đăng ký tài khoản trên ứng dụng: VNeID (mức độ 2) và VssID, đồng thời cung cấp chính xác địa chỉ Email cá nhân để nhận sổ BHXH điện tử.

Lưu ý: Email của người tham gia phải thuộc sở hữu cá nhân không phải là email được cấp do tổ chức sở hữu và cá nhân người tham gia phải kiểm soát tài khoản email, không cung cấp mật khẩu cho người khác để tránh lộ lọt dữ liệu, trục lợi quỹ BHXH.

- Đối với trường hợp người tham gia chưa cập nhật thông tin Email, đơn vị tổng hợp gửi cho cơ quan BHXH nơi đang quản lý theo hồ sơ điện tử 608 để được cập nhật vào phần mềm quản lý của ngành BHXH phục vụ cho việc nhận và sử dụng sổ BHXH điện tử. Thời gian sổ BHXH điện tử được gửi về email cá nhân người tham gia sẽ được cơ quan BHXH thông báo khi đã được đơn vị cung cấp đầy đủ dữ liệu email của từng người lao động.

Như vậy, đối với trường hợp người tham gia chưa cập nhật thông tin Email, đơn vị tổng hợp gửi cho cơ quan BHXH nơi đang quản lý theo hồ sơ điện tử 608 để được cập nhật vào phần mềm quản lý của ngành BHXH phục vụ cho việc nhận và sử dụng sổ BHXH điện tử.

Trên đây là nội dung “Cách xử lý khi người lao động chưa cập nhật thông tin email để nhận sổ BHXH điện tử 2026”

>> Sổ BHXH điện tử 2026: 07 điều người lao động và doanh nghiệp cần biết

Cách xử lý khi người lao động chưa cập nhật thông tin email để nhận sổ BHXH điện tử 2026

(Ảnh minh họa - Nguồn Internet)

2. Trường hợp được tiếp tục sử dụng sổ BHXH

Căn cứ hướng dẫn tại Thông báo 8362/TB-BHXH năm 2026 hướng dẫn nhận và sử dụng sổ BHXH điện tử như sau:

2. Kể từ ngày thông báo này có hiệu lực, cơ quan BHXH sẽ thực hiện cấp sổ BHXH bản điện tử (theo Điều 27 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Điều 5 Nghị định 164/2025/NĐ-CP, sổ BHXH điện tử có giá trị pháp lý như sổ BHXH giấy, được sử dụng trong các giao dịch hành chính, khi giải quyết chế độ BHXH, BHYT, BHTN và khi chuyển quá trình đóng BHXH giữa các đơn vị) khi người tham gia có phát sinh điều chỉnh thông tin tham gia (thay đổi họ tên, ngày sinh,...), điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ, gộp sổ BHXH hoặc xác nhận bảo lưu thời gian đóng BHXH, BHTN

Sổ BHXH bản điện tử được gửi vào kho dữ liệu điện tử, ứng dụng VssID, đảm bảo nguyên tắc mỗi mã số BHXH chỉ có 01 tờ rời/bản điện tử hiệu lực duy nhất, đồng thời thu hồi/hủy hiệu lực sổ BHXH bản cũ. Cơ quan BHXH chỉ in sổ BHXH bản giấy khi người tham gia yêu cầu

3. Người tham gia đã được cấp sổ BHXH bản điện tử: truy cập ứng dụng BHXH số (VssID) để nhận và sử dụng dữ liệu sổ BHXH bản điện tử khi giao dịch hồ sơ về thu – sổ, thẻ và giải quyết các chế độ BHXH, BHTN. Cơ quan BHXH không yêu cầu phải nộp sổ BHXH bản giấy hay tờ rời sổ BHXH giấy đối với các trường hợp đã được cấp sổ BHXH điện tử theo Quyết định 366/QĐ-BHXH

Trường hợp người lao động đang tham gia BHXH hoặc đã bảo lưu trước ngày 01/10/2026 mà chưa được cấp sổ BHXH bản điện tử thì vẫn tiếp tục sử dụng sổ BHXH/tờ rời bản giấy để thực hiện giao dịch hồ sơ với cơ quan BHXH.

Theo đó, được tiếp tục sử dụng sổ BHXH giấy trong các trường hợp sau:

- Chưa được cấp sổ điện tử: Người lao động đang tham gia hoặc bảo lưu trước ngày 01/10/2026 nhưng chưa nhận được bản điện tử.

- Có yêu cầu từ người tham gia: Người lao động chủ động yêu cầu cơ quan BHXH in và cấp sổ bản giấy.

3. Quy định đăng ký tham gia BHXH và cấp sổ BHXH

Căn cứ Điều 28 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, quy định đăng ký tham gia BHXH và cấp sổ BHXH như sau:

(i) Người sử dụng lao động có trách nhiệm kê khai và nộp hồ sơ tham gia BHXH bắt buộc của người lao động theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 27 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 cho cơ quan BHXH trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, trừ trường hợp quy định tại khoản (ii).

(ii) Đối tượng quy định tại điểm m và điểm n khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 nếu tự nộp thì nộp hồ sơ là tờ khai quy định tại điểm b khoản 1 Điều 27 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 cho cơ quan BHXH trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.

(iii) Người tham gia BHXH tự nguyện nộp hồ sơ quy định tại khoản 3 Điều 27 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 cho cơ quan BHXH.

(iv) Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định, cơ quan BHXH có trách nhiệm cấp sổ bảo hiểm xã hội; trường hợp không cấp sổ BHXH thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

- Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của Pháp luật doanh nghiệp. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected].

- Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo;

- Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.