BẢO HIỂM

Sổ BHXH điện tử 2026: 07 điều người lao động và doanh nghiệp cần biết

Chuyên viên pháp lý Tuyết Nhi

09:24 07/10/26

Sổ BHXH điện tử 2026: 07 điều người lao động và doanh nghiệp cần biết theo Thông báo 8362/TB-BHXH năm 2026.

>> Tổng hợp địa chỉ email của BHXH cơ sở TPHCM theo Thông báo 8017/BHXH-CNTT

>> Thông báo 8362/TB-BHXH về việc nhận và sử dụng sổ BHXH bản điện tử

1. Sổ BHXH điện tử 2026: 07 điều người lao động và doanh nghiệp cần biết

Ngày 05/10/2026, BHXH Thành phố Hồ Chí Minh ban hành Thông báo 8362/TB-BHXH năm 2026 hướng dẫn nhận và sử dụng sổ BHXH điện tử.

>>TẢI VỀ<< Thông báo 8362/TB-BHXH về việc nhận và sử dụng sổ BHXH bản điện tử

Dưới đây là tổng hợp một số điều người lao động và doanh nghiệp cần biết về sổ BHXH điện tử 2026:

1.1. Sổ BHXH điện tử có giá trị như sổ giấy

Theo đó, kể từ ngày 05/10/2026, cơ quan BHXH sẽ thực hiện cấp sổ BHXH bản điện tử (theo Điều 27 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Điều 5 Nghị định 164/2025/NĐ-CP, sổ BHXH điện tử có giá trị pháp lý như sổ BHXH giấy, được sử dụng trong các giao dịch hành chính, khi giải quyết chế độ BHXH, BHYT, BHTN và khi chuyển quá trình đóng BHXH giữa các đơn vị) khi người tham gia có phát sinh điều chỉnh thông tin tham gia (thay đổi họ tên, ngày sinh,...), điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ, gộp sổ BHXH hoặc xác nhận bảo lưu thời gian đóng BHXH, BHTN

1.2. Người lao động nhận sổ BHXH điện tử bằng cách nào?

- Đơn vị sử dụng lao động, Cơ quan quản lý người chỉ tham gia BHYT, Tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng hướng dẫn 100% người tham gia cài đặt, đăng ký tài khoản trên ứng dụng: VNeID (mức độ 2) và VssID, đồng thời cung cấp chính xác địa chỉ Email cá nhân để nhận sổ BHXH điện tử.

- Người tham gia đã được cấp sổ BHXH bản điện tử: truy cập ứng dụng BHXH số (VssID) để nhận và sử dụng dữ liệu sổ BHXH bản điện tử khi giao dịch hồ sơ về thu – sổ, thẻ và giải quyết các chế độ BHXH, BHTN.

1.3. Email nhận sổ là email cá nhân

- Email của người tham gia phải thuộc sở hữu cá nhân không phải là email được cấp do tổ chức sở hữu và cá nhân người tham gia phải kiểm soát tài khoản email, không cung cấp mật khẩu cho người khác để tránh lộ lọt dữ liệu, trục lợi quỹ BHXH.

- Trường hợp cung cấp thông tin email không chính xác ảnh hưởng đến quyền lợi của người tham gia BHXH, BHYT, BHTN đơn vị chịu hoàn toàn trách nhiệm.

1.4. Chưa cập nhật email thì doanh nghiệp phải tổng hợp

Đối với trường hợp người tham gia chưa cập nhật thông tin Email, đơn vị tổng hợp gửi cho cơ quan BHXH nơi đang quản lý theo hồ sơ điện tử 608 để được cập nhật vào phần mềm quản lý của ngành BHXH phục vụ cho việc nhận và sử dụng sổ BHXH điện tử.

1.5. Mỗi mã số BHXH chỉ có một bản điện tử duy nhất

Sổ BHXH bản điện tử được gửi vào kho dữ liệu điện tử, ứng dụng VssID, đảm bảo nguyên tắc mỗi mã số BHXH chỉ có 01 tờ rời/bản điện tử hiệu lực duy nhất, đồng thời thu hồi/hủy hiệu lực sổ BHXH bản cũ.

1.6. Đã có sổ điện tử thì không phải nộp sổ giấy

Theo đó, Cơ quan BHXH không yêu cầu phải nộp sổ BHXH bản giấy hay tờ rời sổ BHXH giấy đối với các trường hợp đã được cấp sổ BHXH điện tử.

1.7. Các trường hợp vẫn sử dụng sổ giấy

- Người đang tham gia hoặc đã bảo lưu trước ngày 01/10/2026 nhưng chưa được cấp sổ BHXH điện tử vẫn tiếp tục sử dụng sổ/tờ rời giấy để giao dịch với cơ quan BHXH.

- Người đã có sổ điện tử vẫn có thể yêu cầu cơ quan BHXH in sổ giấy.

Trên đây là nội dung “Sổ BHXH điện tử 2026: 07 điều người lao động và doanh nghiệp cần biết”

Sổ BHXH điện tử 2026: 07 điều người lao động và doanh nghiệp cần biết

(Ảnh minh họa - Nguồn Internet)

2. Yêu cầu đối với hồ sơ, chứng từ BHXH điện tử

Căn cứ Điều 9 Nghị định 164/2025/NĐ-CP, quy định yêu cầu đối với hồ sơ, chứng từ BHXH điện tử như sau:

(i) Hồ sơ, chứng từ BHXH điện tử phải có đủ chữ ký số của những người có trách nhiệm ký theo quy định của pháp luật.

Trường hợp pháp luật quy định văn bản phải được cơ quan, tổ chức xác nhận thì văn bản đó phải được ký bằng chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số của cơ quan, tổ chức.

Trường hợp hồ sơ, chứng từ BHXH điện tử chỉ có chữ ký của người có thẩm quyền thì hệ thống thông tin phải có khả năng nhận biết và xác nhận việc đã xử lý của những người có trách nhiệm theo quy định của pháp luật trong quá trình luân chuyển hồ sơ, chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử đến người ký cuối cùng.

(ii) Trường hợp hồ sơ, chứng từ BHXH điện tử có thành phần kèm theo ở dạng giấy thì cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội phải chuyển đổi sang dạng điện tử.

Việc chuyển đổi từ hồ sơ, chứng từ giấy sang hồ sơ, chứng từ điện tử và hồ sơ, chứng từ điện tử sang hồ sơ, chứng từ giấy thực hiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, dữ liệu.

- Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của Pháp luật doanh nghiệp. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected].

- Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo;

- Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.