Hình thức khai thác, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử trên Hệ thống thông tin quản lý thuế theo Nghị định 254 ra sao?

Hình thức khai thác, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử trên Hệ thống thông tin quản lý thuế theo Nghị định 254 ra sao?

Hình thức khai thác, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử trên Hệ thống thông tin quản lý thuế được quy định tại Điều 37 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, cụ thể như sau:

- Bên sử dụng thông tin là các tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh là người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bên nhận ủy nhiệm lập hóa đơn; các tổ chức, cá nhân là người mua hàng hóa, dịch vụ khai thác thông tin từ hóa đơn điện tử theo các nội dung thông tin từ Hệ thống thông tin quản lý thuế.

- Bên sử dụng thông tin là các cơ quan quản lý nhà nước, các tổ chức tín dụng, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, các tổ chức được ủy quyền của tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh là người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật dân sự: tra cứu, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử theo phạm vi, thời gian, trách nhiệm và quyền truy cập Hệ thống thông tin quản lý thuế được quy định cụ thể tại văn bản thống nhất giữa hai bên hoặc theo hình thức cung cấp dịch vụ truy vấn trực tiếp với Hệ thống thông tin quản lý thuế.

Bên sử dụng thông tin có trách nhiệm phân công đầu mối đăng ký sử dụng thông tin hóa đơn điện tử (sau đây gọi tắt là đầu mối đăng ký) và thông báo cho Cục Thuế bằng văn bản hoặc văn bản điện tử. Trường hợp sử dụng thông tin theo hình thức cung cấp dịch vụ truy vấn trực tiếp với Hệ thống thông tin quản lý thuế phải đảm bảo các tiêu chí như đối với tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử.

- Cục Thuế, Thuế tỉnh, thành phố thực hiện cấp tối đa 02 tài khoản khai thác sử dụng thông tin hóa đơn điện tử cho người sử dụng của cơ quan, tổ chức quản lý đồng cấp theo văn bản giữa các bên.

- Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn việc cung cấp, tra cứu thông tin hóa đơn điện tử; đăng ký mới, bổ sung thông tin đăng ký, thu hồi tài khoản truy cập Hệ thống thông tin quản lý thuế; chấm dứt sử dụng các hình thức cung cấp, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử.

Hình thức khai thác, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử trên Hệ thống thông tin quản lý thuế theo Nghị định 254 ra sao? (Hình từ Internet)

Các loại hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP từ 1/7/2026?

Các loại hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, cụ thể như sau:

1. Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn dành cho các tổ chức kinh tế khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động:

- Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;

- Hoạt động vận tải quốc tế;

- Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;

- Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài;

- Hoạt động kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh dựa trên nền tảng số và các dịch vụ khác của nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam.

2. Hóa đơn bán hàng là hóa đơn dành cho các tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh như sau:

- Tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp sử dụng cho các hoạt động:

+ Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;

+ Hoạt động vận tải quốc tế;

+ Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;

+ Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.

- Tổ chức kinh tế, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ giữa các tổ chức kinh tế, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

Doanh nghiệp chế xuất có hoạt động kinh doanh khác (ngoài hoạt động chế xuất theo quy định pháp luật về khu công nghiệp, khu chế xuất) khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thì sử dụng hóa đơn theo điểm a khoản này. Doanh nghiệp chế xuất khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì sử dụng hóa đơn theo quy định tại khoản 1 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

3. Hóa đơn thương mại điện tử là hóa đơn áp dụng đối với các tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (người xuất khẩu) có hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài mà người xuất khẩu đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế. Hóa đơn thương mại điện tử đáp ứng quy định về nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP và theo định dạng chuẩn dữ liệu.

Trường hợp người xuất khẩu không đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế thì lựa chọn lập hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử.

4. Hóa đơn điện tử bán tài sản công được sử dụng khi bán, chuyển nhượng các tài sản công thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng tài sản công.

5. Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia được sử dụng khi các cơ quan, đơn vị thuộc hệ thống cơ quan dự trữ nhà nước bán hàng dự trữ quốc gia theo quy định của pháp luật.

6. Các loại hóa đơn khác, gồm:

- Tem, vé, thẻ theo định dạng chuẩn dữ liệu và nội dung theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP;

- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản này có hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

7. Các chứng từ được đăng ký, sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.

8. Bộ Tài chính hướng dẫn mẫu hiển thị các loại hóa đơn để các đối tượng nêu tại Điều 2 Nghị định 254/2026/NĐ-CP tham khảo trong quá trình thực hiện.

9. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:

- Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;

- Không bắt buộc có chữ ký số;

- Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (tra thông tin từ Hệ thống thông tin quản lý thuế) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

Quy định về chữ ký của người bán, chữ ký của người mua trên hóa đơn từ 1/7/2026 theo Nghị định 254 ra sao?

Quy định về chữ ký của người bán, chữ ký của người mua trên hóa đơn từ 1/7/2026 được quy định tại điểm 6 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, cụ thể như sau:

Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.

Trường hợp là nhà cung cấp ở nước ngoài là chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua thực hiện theo quy định tại điểm 9 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Cụ thể:

- Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua (bao gồm cả trường hợp lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài). Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì hóa đơn điện tử có chữ ký số, ký điện tử của người bán và người mua theo thỏa thuận giữa hai bên;

- Đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, người mua;

- Đối với hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại, rạp chiếu phim mà người mua là cá nhân không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân của người mua thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, số định danh cá nhân của người mua, chữ ký số của người mua.

Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân của người mua thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: Tên, địa chỉ, số định danh cá nhân của người mua, chữ ký số của người mua;

- Đối với hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã), tiêu thức người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế), tiền thuế, thuế suất thuế giá trị gia tăng. Trường hợp tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá thì không nhất thiết phải có tiêu thức đơn vị tính, số lượng, đơn giá;

- Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất thuế giá trị gia tăng, mã số thuế, địa chỉ người mua, chữ ký số của người bán.

Trường hợp tổ chức kinh doanh hoặc tổ chức không kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không thì chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho các cá nhân của tổ chức kinh doanh, cá nhân của tổ chức không kinh doanh thì không được xác định là hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vận tải hàng không phải lập hóa đơn điện tử có đầy đủ các nội dung theo quy định giao cho tổ chức có cá nhân sử dụng dịch vụ vận tải hàng không;

- Đối với hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt; hoạt động xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ theo hợp đồng thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn vị tính, số lượng, đơn giá;

- Đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thì trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thể hiện các thông tin liên quan lệnh điều động nội bộ, người nhận hàng, người xuất hàng, địa điểm kho xuất, địa điểm nhận hàng, phương tiện vận chuyển. Cụ thể: tên người mua thể hiện người nhận hàng, địa chỉ người mua thể hiện địa điểm kho nhận hàng; tên người bán thể hiện người xuất hàng, địa chỉ người bán thể hiện địa điểm kho xuất hàng và phương tiện vận chuyển; không thể hiện tiền thuế, thuế suất, tổng số tiền thanh toán.

Đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý thì trên phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý thể hiện các thông tin như hợp đồng kinh tế, người vận chuyển, phương tiện vận chuyển, địa điểm kho xuất, địa điểm kho nhận, tên sản phẩm hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền. Cụ thể: ghi số, ngày tháng năm hợp đồng kinh tế ký giữa tổ chức, cá nhân; họ tên người vận chuyển, hợp đồng vận chuyển (nếu có), địa chỉ người bán thể hiện địa điểm kho xuất hàng;

- Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, tên địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký số của người mua, đơn vị tính, số lượng, đơn giá;

- Hóa đơn doanh nghiệp vận tải hàng không xuất cho đại lý là hóa đơn xuất ra theo báo cáo đã đối chiếu giữa hai bên và theo bảng kê tổng hợp thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn giá;

- Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, sản xuất, cung cấp sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp quốc phòng an ninh phục vụ hoạt động quốc phòng an ninh theo quy định của Chính phủ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn vị tính; số lượng; đơn giá; phần tên hàng hóa, dịch vụ ghi cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo hợp đồng ký kết giữa các bên;

- Đối với hóa đơn điện tử hoạt động kinh doanh casino, trò chơi điện tử có thưởng không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, số định danh cá nhân của người mua, chữ ký số của người mua;

- Đối với hóa đơn điện tử ủy nhiệm thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm ký số trên hóa đơn điện tử được ủy nhiệm lập;

- Đối với hóa đơn thương mại điện tử trên hóa đơn không nhất thiết phải có số định danh cá nhân, chữ ký số của người mua.