THUẾ - KẾ TOÁN

Các bước lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế với hóa đơn sai tên hàng hóa theo Thông tư 91

Chuyên viên pháp lý Tuyết Nhi

09:51 28/08/26

Bài viết dưới đây hướng dẫn các bước lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế với hóa đơn sai tên hàng hóa theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.

>> Quy định về nội dung hóa đơn bán ô tô xe máy theo Nghị định 254

>> Tải về Thông tư 90/2026/TT-BTC file word quy định về đăng ký thuế

1. Các bước lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế với hóa đơn sai tên hàng hóa theo Thông tư 91

1.1. 02 cách xử lý hóa đơn sai tên hàng hóa

Hóa đơn điện tử sai tên hàng hóa thì người bán có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:

Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh

Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai:

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”;

Cách 2: Lập hóa đơn thay thế

Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai:

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Lưu ý khi xử lý nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng

+ Trường hợp trong tháng người bán đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng, thì người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng tháng

+ Khi thực hiện, người bán phải đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC

(Căn cứ điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC)

1.2. Các bước lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế với hóa đơn sai tên hàng hóa

Các bước lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế với hóa đơn sai tên hàng hóa như sau:

- Bước 1: Lập văn bản thỏa thuận hoặc thông báo cho người mua

- Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế

- Bước 3: Ký số trên hóa đơn điện tử mới

- Bước 4: Gửi hóa đơn đến cơ quan thuế hoặc người mua

Chi tiết như sau:

Bước 1: Lập văn bản thỏa thuận hoặc thông báo cho người mua

Trước khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai:

- Trường hợp người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai

- Trường hợp người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có).

Lưu ý:

- Người bán thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

- Người bán không bắt buộc phải lập văn bản thỏa thuận trong các trường hợp sau:

+ Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định điểm a.1 khoản 3 Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP;

+ Chuyển cơ sở dữ liệu thông tin chi tiết giao dịch phát sinh theo Bảng thông tin chi tiết giao dịch theo quy định tại điểm a.2 khoản 3 Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP;

+ Hoạt động mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác.

Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế

Người bán lựa chọn một trong hai hình thức:

- Hóa đơn điều chỉnh: phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.

- Hóa đơn thay thế: phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.

Bước 3: Ký số trên hóa đơn điện tử mới

Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, người bán thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử mới theo quy định trước khi gửi cho người mua hoặc gửi cơ quan thuế

Bước 4: Gửi hóa đơn đến cơ quan thuế hoặc người mua

- Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, gửi hóa đơn mới cho người mua.

- Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, gửi hóa đơn mới đến cơ quan thuế để được cấp mã, sau đó gửi cho người mua.

(Căn cứ điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC)

Trên đây là các bước lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế với hóa đơn sai tên hàng hóa theo Thông tư 91.

Các bước lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế với hóa đơn sai tên hàng hóa theo Thông tư 91

(Ảnh minh họa - Nguồn Internet)

2. Cách ghi tên hàng hóa trên hóa đơn

Căn cứ điểm a khoản 5 phụ lục đính kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP, quy định cách ghi tên hàng hóa trên hóa đơn như sau:

(i) Nguyên tắc chung khi ghi tên hàng hóa trên hóa đơn:

- Ghi bằng tiếng Việt: Tên hàng hóa trên hóa đơn phải thể hiện bằng tiếng Việt phù hợp với quy định pháp luật.

- Ghi chi tiết theo chủng loại: Trường hợp bán hàng hóa có nhiều chủng loại khác nhau thì tên hàng hóa thể hiện chi tiết đến từng chủng loại (ví dụ: Điện thoại Samsung; mặt hàng ăn, uống (trừ trường hợp tính tiền theo suất, theo phần;...)).

- Theo định danh pháp luật nếu có: Trường hợp pháp luật có quy định về định danh hàng hóa, dịch vụ thì phải ghi tên theo quy định định danh đó.

(ii) Đối với một số trường hợp đặc thù:

Trường hợp	Cách ghi trên hóa đơn
Hàng hóa phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu	Trên hóa đơn phải thể hiện các số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hóa mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu (ví dụ: địa chỉ, cấp nhà, chiều dài, chiều rộng, số tầng của một ngôi nhà).
Ô tô, xe máy	Trường hợp người bán ô tô, xe máy lập hóa đơn điện tử có đủ các thông tin sau: + Họ và tên người mua; + Số định danh cá nhân hoặc mã số thuế (đối với tổ chức); + Nhãn hiệu, loại xe, năm sản xuất; + Số khung, số máy; + Số Giấy chứng nhận chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường (đối với xe nhập khẩu) hoặc số Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng (đối với xe sản xuất, lắp ráp trong nước).
Kinh doanh dịch vụ vận tải đường bộ trong nước	Phải thể hiện biển số phương tiện vận tải, hành trình (điểm đi - điểm đến) Trường hợp cung cấp dịch vụ vận tải, cho thuê xe có ký hợp đồng với đối tác theo tuyến cố định thì trên hóa đơn không cần thể hiện biển số phương tiện vận tải, hành trình (điểm đi - điểm đến).
Kinh doanh vận tải cung cấp dịch vụ vận tải hàng hóa trên nền tảng số, hoạt động thương mại điện tử	Phải thể hiện tên hàng hóa vận chuyển, thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân của người gửi hàng.
Ghi thêm tiếng nước ngoài	Được ghi thêm tiếng nước ngoài nhưng phải đặt bên phải trong ngoặc đơn “( )” hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
Có mã hàng hóa, dịch vụ	Trường hợp hàng hóa, dịch vụ được giao dịch có quy định về mã hàng hóa, dịch vụ thì trên hóa đơn phải ghi cả tên và mã hàng hóa, dịch vụ;

- Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của Pháp luật doanh nghiệp. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected].

- Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo;

- Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.