THUẾ - KẾ TOÁN

Quy định cụ thể về ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử 2025

Chuyên viên pháp lý Thanh Phương

10:27 02/08/25

Bài viết sẽ cung cấp những quy định về ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử: nguyên tắc lập, thông báo với cơ quan thuế và các công việc khác cần thực hiện khi ủy nhiệm lập hóa đơn.

>> Hướng dẫn về tiêu huỷ biên lai sau sáp nhập theo Công văn 2780

>> Hướng dẫn mới về giảm thuế GTGT với hạng mục cung cấp, gia công lắp dựng kết cấu thép tiền chế và mái (Nhà xưởng, chuồng trại) theo Nghị định 174/2025/NĐ-CP

1. Nguyên tắc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

Đối tượng được quyền nhận ủy nhiệm:

Theo điểm a khoản 1 Điều 4 Thông tư 32/2025/TT-BTC, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử nếu đáp ứng đủ 02 điều kiện sau:

- Là đối tượng đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử.

- Không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử quy định tại Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 12 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP).

Hình thức ủy nhiệm

Căn cứ điểm b khoản 1, khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2025/TT-BTC, việc ủy nhiệm phải được lập bằng văn bản (hợp đồng hoặc thỏa thuận) giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm. Hợp đồng hoặc thỏa thuận phải thể hiện đầy đủ các thông tin sau:

- Các thông tin về bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm (tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân, chứng thư số).

- Thông tin về hoá đơn điện tử ủy nhiệm (loại hoá đơn, ký hiệu hoá đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn).

- Mục đích ủy nhiệm.

- Thời hạn ủy nhiệm.

- Phương thức thanh toán hoá đơn ủy nhiệm (ghi rõ trách nhiệm thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn ủy nhiệm).

Lưu ý: Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm lưu trữ văn bản ủy nhiệm và xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Nội dung của hóa đơn điện tử do bên nhận ủy nhiệm lập:

Theo điểm d khoản 1 Điều 4 Thông tư 32/2025/TT-BTC, hóa đơn điện tử do nhận ủy nhiệm lập là hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế và phải thể hiện các thông tin về tên, địa chỉ, mã số thuế của bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.

File Excel so sánh Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Quy định cụ thể về ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử 2025

Quy định cụ thể về ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử 2025 (Ảnh minh họa - Nguồn từ Internet)

2. Thông báo với cơ quan thuế về việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

Căn cứ khoản 3 Điều 4 Thông tư 32/2025/TT-BTC, việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử được xác định là việc thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Do vậy, bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm sử dụng mẫu Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP để thông báo với cơ quan thuế về việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử, bao gồm cả trường hợp chấm dứt trước thời hạn ủy nhiệm lập hoá đơn điện tử theo thỏa thuận giữa các bên.

Việc điền thông tin tại Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện theo nguyên tắc: doanh nghiệp ủy nhiệm điền thông tin của bên nhận ủy nhiệm, bên nhận ủy nhiệm điền thông tin của doanh nghiệp ủy nhiệm, cụ thể:

- Đối với bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm tại Phần 5 “Danh sách chứng thư số sử dụng” điền thông tin đầy đủ chứng thư số sử dụng của cả hai bên;

- Đối với bên nhận ủy nhiệm tại cột 5 Phần 6 “Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn” điền thông tin tên tổ chức ủy nhiệm và mã số thuế hoặc số định danh cá nhân của bên ủy nhiệm.

Lưu ý: Trường hợp người bán hàng hóa là hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh ủy nhiệm cho tổ chức quản lý nền tảng thương mại điện tử lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ thì tổ chức quản lý nền tảng thương mại điện tử thực hiện thông báo với cơ quan thuế.

3. Các công việc khác cần thực hiện khi ủy nhiệm lập hóa đơn

Theo khoản 1 Điều 4 Thông tư 32/2025/TT-BTC, khi ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử thì hai bên có trách nhiệm thực hiện những công việc sau:

- Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm niêm yết trên website của đơn vị mình hoặc thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng để người mua hàng hóa, dịch vụ được biết về việc ủy nhiệm lập hóa đơn.

- Khi hết thời hạn ủy nhiệm hoặc chấm dứt trước thời hạn ủy nhiệm lập hoá đơn điện tử theo thỏa thuận giữa các bên thì bên ủy nhiệm, bên nhận ủy nhiệm hủy các niêm yết, thông báo trên website của đơn vị mình hoặc thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng về việc hết thời hạn hoặc chấm dứt trước thời hạn ủy nhiệm lập hóa đơn.

- Trường hợp hóa đơn ủy nhiệm là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (sau đây gọi là hóa đơn điện tử không có mã) thì bên ủy nhiệm phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ để chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

- Bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm lập hóa đơn điện tử ủy nhiệm theo đúng thực tế phát sinh, theo thỏa thuận với bên ủy nhiệm và tuân thủ nguyên tắc.

- Hóa đơn điện tử do bên nhận ủy nhiệm lập phải phù hợp với phương pháp tính thuế của bên ủy nhiệm.

- Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của Pháp luật doanh nghiệp. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected].

- Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo;

- Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.