THUẾ - KẾ TOÁN

Hướng dẫn cách nộp danh sách chi tiết thuế TNCN đã nộp thay 2026

Chuyên viên pháp lý Kiều Diễm

10:34 31/07/26

Năm 2026, tổ chức, cá nhân khấu trừ, kê khai, nộp thay thuế TNCN phải nộp danh sách chi tiết thuế TNCN đã nộp thay trên hệ thống hỗ trợ kê khai HTKK hoặc ETax.

>> Tải về văn bản đề nghị khôi phục mã số thuế mới nhất 2026 (mẫu 25/ĐKT Thông tư 90/2026/TT-BTC)?

>> Hướng dẫn khai thuế GTGT chi nhánh 2026 theo Nghị định 252 và Thông tư 89

1. Công văn hướng dẫn cách nộp danh sách chi tiết thuế TNCN đã nộp thay

Công văn hướng dẫn nộp danh sách chi tiết thuế TNCN đã nộp thay mới nhất là Công văn 828/TCT-KK năm 2025.

Theo đó, năm 2026, tổ chức, cá nhân khấu trừ, kê khai, nộp thay thuế TNCN phải nộp danh sách chi tiết thuế TNCN đã nộp thay, bao gồm: Thông tin chung của chứng từ nộp NSNN; thông tin chi tiết của từng cá nhân được khấu trừ nộp thay (MST, Tên NNT, Số tiền thuế đã khấu trừ, số tiền đã nộp NSNN, số thuế đã nộp thừa kỳ trước được bù trừ (nếu có).

(Ghi chú: Quy định này đã được bắt đầu áp dụng từ năm 2025)

Công văn hướng dẫn nộp danh sách chi tiết thuế TNCN đã nộp thay 2026 - Ảnh minh họa

2. Các bước nộp danh sách chi tiết thuế TNCN đã nộp thay 2026

Theo hướng dẫn tại Công văn 828/TCT-KK năm 2025, tổ chức chi trả thu nhập lập và gửi thông tin chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân theo chứng từ nộp thuế TNCN, bao gồm: Thông tin chung của chứng từ nộp NSNN; thông tin chi tiết của từng cá nhân được khấu trừ nộp thay (MST, Tên NNT, Số tiền thuế đã khấu trừ, Số tiền đã nộp NSNN, số thuế đã nộp thừa kỳ trước được bù trừ (nếu có)).

>>TẢI VỀ<< File Công văn 828/TCT-KK hướng dẫn nộp danh sách chi tiết thuế TNCN đã nộp thay

Các bước nộp danh sách chi tiết thuế TNCN đã nộp thay 2026 bao gồm:

Bước 1: Tổ chức chi trả thu nhập lập và kết xuất file danh sách chi tiết số thuế TNCN đã nộp cho từng cá nhân định dạng XML trên hệ thống hỗ trợ kê khai HTKK (Hệ thống HTKK hỗ trợ NNT import file Excel danh sách chi tiết).

(Phụ lục hướng dẫn các bước thực hiện trên ứng dụng HTKK đính kèm theo Công văn 828/TCT-KK năm 2025)

Bước 2: Tổ chức chi trả thu nhập đăng nhập vào hệ thống eTax thực hiện:

Tại chức năng Nộp thuế: NNT chọn chức năng Tra cứu giấy nộp tiền (chứng từ nộp NSNN) và thực hiện gửi file danh sách chi tiết XML theo chứng từ nộp NSNN.

Trường hợp NNT tra cứu chưa thấy giấy nộp tiền thì NNT chọn Chức năng cung cấp thông tin số tiền thuế TNCN nộp thay XML và thực hiện gửi file danh sách chi tiết XML theo các thông tin chứng từ đã nộp NSNN.

Trường hợp Tổ chức chi trả thu nhập chưa được cấp tài khoản giao dịch thuế điện tử thì thực hiện đăng ký cấp tài khoản theo quy định tại (hoặc thực hiện đăng nhập bằng tài khoản định danh VNIED và kích hoạt tài khoản thuế điện tử theo hướng dẫn của ứng dụng)

(Phụ lục hướng dẫn các bước thực hiện trên ứng dụng ETAX đính kèm theo Công văn 828/TCT-KK năm 2025)

Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế thực hiện tiếp nhận thông tin. Trường hợp, sau khi tiếp nhận nếu phát hiện thông tin cung cấp có sai sót thì cơ quan thuế thực hiện thông báo cụ thể về thông tin lỗi và lý do lỗi để tổ chức chi trả thu nhập cung cấp lại thông tin.

Cổng ETax Kiểm tra:

- Số chứng từ trên file cung cấp thông tin khớp với số chứng từ của giấy nộp tiền.

- Tổng số tiền nộp thay cho từng cá mân trên file thông tin cung cấp phải bằng tổng tiền thuế thu nhập cá nhân tổ chức chi trả đã nộp trên chứng từ nộp NSNN.

Lưu ý:

1. Mỗi chứng từ nộp NSNN người nộp thuế lập một file thông tin cung cấp tương ứng; Cơ quan thuế sử dụng file thông tin cung cấp của tổ chức chi trả thu nhập có ngày lập/gửi, lần gửi sau cùng;

2. Trường hợp tổ chức trả thu nhập có phát sinh số thuế TNCN đã nộp thừa và sử dụng bù trừ cho kỳ tính thuế tiếp theo tương ứng với chứng từ nộp NSNN nêu trên, thì tổ chức thực hiện xác định số thuế bù trừ cho các cá nhân.

3. Trường hợp cá nhân có thu nhập chưa thực hiện đăng ký thuế, đề nghị thực hiện đăng ký thuế theo quy định.

3. Một số lỗi thường gặp khi nộp danh sách chi tiết thuế TNCN đã nộp thay 2026

[1] Doanh nghiệp không phát sinh số thuế phải nộp có cần lập/gửi “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay”?

Trả lời: Doanh nghiệp không phát sinh số phải nộp thì không phải cung cấp “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay”.

[2] Câu hỏi: “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay” doanh nghiệp cung cấp theo từng kỳ tháng/quý hay theo kỳ quyết toán?

Trả lời: “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay” cung cấp chi tiết số tiền đã nộp cho từng cá nhân tương ứng với số thuế đã nộp theo chứng từ nộp NSNN của từng kỳ tháng/quý/năm.

[3]: Doanh nghiệp nộp thuế qua Kho bạc, trên Etax của doanh nghiệp không có chức năng “Nộp thuế” để tra cứu chứng từ và nộp “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay”?

Trả lời: Doanh nghiệp thực hiện đăng nhập hệ thống thuế điện từ bằng tài khoản giao dịch đã được cấp, chọn bổ sung thông tin đăng ký nộp thuế điện tử để thực hiện tra cứu chứng từ (nếu có) và đính kèm “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay” theo chứng từ nộp NS.

Trường hợp không tra cứu ra chứng từ để đính kèm “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay” thì doanh nghiệp thực hiện nộp tại tab “Nộp DS chi tiết thuế TNCN XML” tại chức năng Nộp thuế.

Xem đầy đủ tại Công văn 5435/CT-NVT năm 2025 tuyên truyền, hướng dẫn Tổ chức chi trả thu nhập cung cấp thông tin số thuế thu nhập cá nhân đã nộp thay chi tiết.

- Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của Pháp luật doanh nghiệp. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected].

- Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo;

- Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.