THUẾ - KẾ TOÁN

Phân biệt thời điểm lập và cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025

Chuyên viên pháp lý Kiều Diễm

11:27 26/07/25

Doanh nghiệp chỉ bắt buộc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025 khi người lao động yêu cầu hoặc đến kỳ quyết toán thuế. Không bắt buộc phải lập và cấp ngay cho người lao động.

>> Tổng hợp địa chỉ thuế cơ sở TPHCM sau sáp nhập và địa bàn quản lý

>> Hướng dẫn về lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025

1. Phân biệt thời điểm lập và cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025

1.1. Phân biệt lập và cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025

Lập chứng từ và cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau:

- Lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN là hành vi nội bộ của doanh nghiệp ghi nhận thông tin khấu trừ thuế và tạo chứng từ trên hệ thống (điện tử). Việc lập có thể liên quan đến việc danh sách nộp thuế TNCN từng tháng, quý phải nộp.

- Cấp chứng từ là hành vi giao cho người lao động, tức là chỉ khi nào người lao động có nhu cầu hoặc đến thời điểm cần thiết (như quyết toán thuế), doanh nghiệp mới gửi cho họ bản chứng từ đã lập.

Lưu ý: Khái niệm trên chỉ mang tính tham khảo.

1.2. Phân biệt thời điểm lập và cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025

Tại Khoản 17 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN như sau:

Thời điểm lập chứng từ

1. Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí, phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí

Đồng thời khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC có quy định về cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN như sau:

…

2. Chứng từ khấu trừ

a) Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cả nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.

b) Cấp chứng từ khấu trừ trong một số trường hợp cụ thể như sau:

b.1) Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng: cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

…

b.2) Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế

Theo đó, thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025 là tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025 với lao động không ký hợp đồng hoặc ký dưới 3 tháng: Có thể cấp ngay sau mỗi lần khấu trừ, hoặc gộp cấp một lần vào cuối năm, nếu người lao động yêu cầu. Với lao động ký hợp đồng từ 03 tháng trở lên thì chỉ cấp duy nhất 01 lần trong năm, nếu người lao động có nhu cầu thường là vào mùa quyết toán thuế TNCN.

Tóm lại, doanh nghiệp chỉ bắt buộc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN khi người lao động yêu cầu hoặc đến kỳ quyết toán thuế TNCN cá nhân. Không bắt buộc phải lập và cấp ngay cho người lao động.

Lưu ý: Không cần cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN nếu cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế.

Trên đây là phân tích chi tiết về thời điểm lập và cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025 theo quy định mới nhất.

>> Xem thêm:

- Mẫu 03/TNCN – Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

- Mẫu số 01/CTKT-TMĐ - Chứng từ khấu trừ thuế đối với hộ, cá nhân có hoạt động kinh doanh trên nền tảng thương mại điện tử ban hành kèm theo Nghị định 117/2020/NĐ-CP.

Phân biệt thời điểm lập và cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025 (Ảnh minh họa – Nguồn Internet)

2. Hướng dẫn về lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025

Xem chi tiết tai bài viết: Hướng dẫn về lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025

>> Xem thêm công việc pháp lý: Lập và cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân từ 01/6/2025

3. Nội dung chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Căn cứ khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi điểm a khoản 18 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), nội dung chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân bao gồm các nội dung sau:

- Tên chứng từ khấu trừ thuế; ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập;

- Tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế của cá nhân nhận thu nhập (nếu cá nhân đã có mã số thuế) hoặc số định danh cá nhân;

- Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);

- Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, khoản đóng bảo hiểm bắt buộc; khoản từ thiện, nhân đạo, khuyến học; số thuế đã khấu trừ;

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;

- Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.

Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.

- Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của Pháp luật doanh nghiệp. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected].

- Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo;

- Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.